【プレゼンの極意②資料編】誰もが唸るプレゼンが上手くなるコツや方法
前回は、プレゼンの極意①として、プレゼン前の事前準備編をお届けしました。
今回は、プレゼンの極意第二弾として、プレゼンの資料編についてご説明していきます。
誰もが唸る至高のプレゼンができるためのコツやノウハウが詰まっています。
前回同様、今回も誰でも分かりやすく理解できるように書いてありますので、最後まで見てみてください。
きっと、あなたもあっと驚くような、プレゼンの極意を伝えることができると信じています。
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極意その一.いきなりスライド作りはしない。まずはラフスケッチから
「プレゼンの準備をして下さい」
と言われると、多くの方が、最初のアクションとしてPowerPointを立ち上げます。
そして、せっせと資料を作り始めます。
これはまさに木を見て森を見ずの状態になっています。
プレゼンの完成版のイメージが漠然とした状態だと、個々のスライドの完成度を高めることはできますが、全体の流れが悪い資料ができあがります。
まずやるべきことは、「今回のプレゼンで、聞き手に何を最も伝えたいのか？メインテーマは何か？どうやったら伝わるのだろう？」と自問自答することです。
こうすることで、プレゼンで最も重要な「聞き手に何を伝えたくて、聞き手に何をして欲しいのか」ということが浮き彫りになります。
さらに、全体の完成版がイメージできるので、個々のプレゼン資料をスムーズにつなぐことができます。
PowerPointを最初に開いてしまうと、個々のスライド作りをしてしまうので、まずは手書きでラフスケッチをすることをおすすめします。
特に手書きは、脳に刺激を与え、様々な優れたアイデアを生み出すことができる可能性を高めてくれます。
早くプレゼン資料を作りたいという焦る気持ちを抑えるためにも「プレゼンは聞き手ファースト、プレゼンは聞き手ファースト、、、」と心の中でつぶやく癖を身に付けておきましょう。
極意そのニ.最初の構想段階で上司に相談する
「上司に相談するなら、完成度を高めてからにしよう」
一見、この考えは素晴らしいように思います。
しかし、この考えでは、仕事のムダが発生しやすいです。
なぜかというと、上司と自分のプレゼンの方向性がずれていた場合、時間をかけて完成度を高めたプレゼン資料を、根本から修正しなければならないという状況に陥りかねないからです。
上司の考えと自分の考えがずれていることなんて、日常茶飯事です。
それならば、まず最初にざっくりと全体のラフスケッチを描いた段階で、上司に相談し、大まかな流れが合っているかを確認すべきです。
「でも完成度の低いプレゼンを見せると怒られそう」という意見をお持ちの方もいると思います。
しかし、納期が近づき、プレゼン直前になって、大幅な修正が入る可能性を考えたら、どう考えても最初の段階で調整した方が良いと思いませんか？
よって、最初の構想段階で上司に相談することで、質が高いプレゼン資料を効率良く作ることができるのです。
とにかく、いかに最初から上司と擦り合わせできるか否かで、出来上がるプレゼン資料の質がかける労力が変わってきます。
極意その三.プレゼン資料は話し手のメモではない。聞き手への思いやりである
プレゼン資料が、自分の発表のためのメモ用紙になっている方が多くいます。
プレゼンで頭が真っ白にならないように、資料に文字を多く入れておくと、安心感が高まりますよね。
しかし、そのような話し手である自分ファーストの考えでは、質の高いプレゼンはできませんし、そもそもプレゼンの成長も見込めません。
頭が真っ白にならないためには、事前の練習あるのみであり、プレゼン資料をメモ用紙にするやり方は、今すぐやめるべきです。
どうしても緊張して頭が真っ白になるのが不安という方は、原稿用紙を手元に置いておきましょう。
プレゼン資料は話し手のためにあるのではなく、聞き手のためにあります。
いかに聞き手に分かりやすいと思ってもらえるかということを考えて、プレゼン資料は作り込まれるべきです。
極意その四.メインの色は2種類まで。多くても3種類まで
「カラフルなほどプレゼン資料は見やすい」
このように考えている方は、今すぐ考えを改めましょう。
色を増やせば増やすほど、色の扱いが難しくなります。
統一感のあるプレゼン資料を作ることが、至難の業となってしまいます。
もちろん資料作成のスキルが非常に高い人は、5色でも7色でも上手く活用するのでしょうが、聞き手には優しくありません。
それぞれの色に意味を持たせた方が、聞き手の理解を助けることができますが、色の種類が多すぎると、色の意味合いを把握することが困難となります。
話し手は見やすいと思って様々な色を使ったのに、聞き手がより理解しにくくなると、本末転倒ですよね。
まずは、色は2種類までと決めてプレゼン資料を作成し、3種類の方が都合が良い場合のみ、3種類を使うようにしましょう。
極意その五.声を出して読み、違和感を探し出して修正する
プレゼン資料が完成したら、違和感が無いように全体を確認する人がほとんどかと思います。
しかし、目で見るだけでは、プレゼン資料の修正するべき箇所を見つけるのは困難です。
そこで、実際に声を出して読むことで、より効率的に違和感を感じ取ることができます。
違和感を感じたら、言い回しを変えたりして、修正しましょう。
声を出すことで、プレゼン本番の練習にもなりますので、一石二鳥になります。
しかしオフィスで声に出して読むことが恥ずかしいという方(ほとんどの方がそうでしょうが)は、会議室を予約し、個室で確認すると良いでしょう。
もしくは、声に出すよりも効果は落ちますが、心の中で読み上げる方法もあります。
とにかく、頭の中に文字を浮かべることで、プレゼン資料の違和感をより繊細に感じ取ることができます。
極意その六.導入部分を作り込む
前回の記事である「プレゼンの極意①準備編」でもお伝えしましたが、心理学では、人間は物事の初めと終わりの記憶が強いという初頭効果と終末効果というものがあります。
今まで見た映画を思い出してみても、冒頭のシーンやクライマックスのシーンを強く鮮明に覚えているという経験をお持ちの方も多くいると思います。
ですので、プレゼンの導入部分をしっかりと意識して資料を作り込むことで、あなたのプレゼンが聞き手にしっかりと覚えてもらいやすくなります。
プレゼン資料の始まりを、単にタイトルコールと、平凡な背景や目的を伝えるだけで終わらしてしまうのはもったいないです。
聞き手への問いかけでスタートするというテクニックや、例えば「実は先ほど、ちょっとしたアクシデントに襲われまして、、、。」と、自分の思わぬ出来事をエサにして、聞き手との距離を近づけるというテクニックが有効です。
極意その七.最も伝えたいことは、3回は資料で主張する
プレゼンで最も重要なのは、聞き手に一番伝えたいことを伝えることです。
話し手が話したいことではありませんので、ここを間違えないようにしましょう。
プレゼン資料の中で、最も伝えたいことを繰り返し主張することが大切です。
人の記憶力は当てになりません。
話し方を工夫しても、一度しか伝えないと、聞き手の記憶には残りにくいです。
そこで、あなたの伝えたいことを聞き手の記憶にしっかりと残すために、非常に有効な手段が、資料で3回主張することなんです。
「3回も主張するなんて、聞き手にしつこいと思われないかな？」と不安になる方もいることでしょう。
しかし、最も伝えたいことが、聞き手の印象に残らないことの方が、プレゼンとしては失敗となります。
また繰り返し何度も主張することで、「今回のプレゼンで最も話し手が主張したいことはこういうことなんだな」と、聞き手の理解力が多少不足していても、しっかりと分かってもらえます。
プレゼンの最大の目的は、あなたが最も伝えたいことが聞き手に伝わり、そしてそのことを覚えてもらうことです。
このように、プレゼンの最大の目的をちゃんと意識できていると、最も伝えたいことは3回は資料で主張するということが適切であると思えるでしょう。
ー以上ー
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