【会議がうまくいかない人必見】会議(打ち合わせ・ミーティング)をスムーズに進める簡単なコツ！
打ち合わせがなかなかスムーズに進まず、苦労されている方は多いと思います。
かつては私もそうでした。
しかし、打ち合わせのコツを掴んでからは、打ち合わせに苦労することが減り、打ち合わせがスムーズに進むようになりました。
そこで本記事では、打ち合わせに苦労されている方に向けて、打ち合わせをスムーズに進める簡単なテクニック集を作成しました。
本記事の内容は、すぐに実践できるものばかりを集めましたので、誰でも簡単に打ち合わせ力を向上できると考えます。
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大きな声でゆっくりハキハキ喋る
大きな声でゆっくりハキハキ喋ることを意識するだけで、プレゼン力や打ち合わせの質は向上します。
たとえ同じことを言っていても、ボソボソと自信なさげに話すのと、堂々と自信を持って話すのでは、聞き手側の信頼性が大きく変わります。
また、緊張のあまり早口で話してしまい、聞き手側が理解できない説明など、もはや説明ではありません。
聞き手側への配慮は、常に意識しましょう。
一区切り毎に参加者に意見や質問を求める
打ち合わせ内容のボリュームが多い時は、一区切りする度に話すのを止めて、一度参加者に意見を求めたり、質問を受け入れたりしましょう。
打ち合わせを実施することの目的は、多くの意見を取り入れて、より良い仕事を果たすことなので、そこを忘れないように、参加者の話に耳を傾けられるように意識しましょう。
5W1Hを意識して報告する
「誰が、いつ、どこで、何を、なぜ、どのように」といった5W1Hを意識して報告するようにしましょう。
ここを明確にしておかないと、プレゼンや打ち合わせの内容が不明確となり、適切な打ち合わせが行えません。
打ち合わせで何かを決めるときも、5W1Hを意識して決めるようにしましょう。
(例えば、「品質管理部門が、今月中に、不具合の発生した工場に行き、不具合の現状把握を、不具合の再現テストを実施して確認する」というように、できる限り明確にしましょう。)
あいまいな表現を避ける
話し手は、まだ分からないところや、自信がないところについては、あいまいな表現を使いがちです。
しかし、分からないなら分からないで仕方がありませんので、「まだ不明確です」とはっきり伝えましょう。
あいまいな事柄をあいまいなままにしておくことは、後で重大な爆弾になりかねませんので、できる限りあいまいさは排除しなければなりません。
まずは、自分が話そうと考えている内容や、打ち合わせ資料にあいまいな箇所がないか、確認してから、打ち合わせに挑みましょう。
打ち合わせの目的を達成できているか確認する
何か決めたいことや伝えたいことがあって、打ち合わせを開催しているはずです。
なので、打ち合わせを終了する前に、打ち合わせを開催した目的が達成できているか今一度振り返ることが大切です。
打ち合わせでは本題からずれることも多々あり、流されてしまって、打ち合わせ本来の目的を見失ってしまうことは、絶対にあってはなりません。
最後に宿題事項をまとめる
打ち合わせ終了前に、おさらいとして打ち合わせ内容を話し、各々の宿題事項をまとめましょう。
打ち合わせ中に宿題事項を確認しておかないと、抜け漏れが発生し、後で大変なことになりかねません。
抜け漏れの未然防止のため、最後におさらいしましょう。
出席者を漏らさず確認する
打ち合わせ後に議事録を作成し、配信するためには、打ち合わせの出席者を確認する必要があります。
また、出席者を確認しておくことで、打ち合わせ後に確認したいことが出てきたときに、出席者が分かれば誰に聞けばいいか判断しやすくなります。
議事録を残す担当者を連れて打ち合わせに参加する
打ち合わせの主催者は、プレゼンや質疑応答に対応する必要があるため、打ち合わせ中に討論の記録を残すことは困難です。
なんでも一人でやろうとせず、議事録作成係として、自分のグループのメンバーを一人打ち合わせに連れて行きましょう。
そうすることで、打ち合わせのプレゼンや討論に集中することができるため、打ち合わせの質を向上することができます。
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