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【会議(打合せ)を劇的に効率化する12のルール】時間を無駄にしない具体策




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【会議(打合せ)を劇的に効率化する12のルール】時間を無駄にしない具体策

「うちの会社、会議がだらだらしてるし結論も出ないし、無駄が多すぎる!」

そう思っている方って意外と多くいると思います。

そこで本記事では、私が実際に取り入れている会議を劇的に効率化する12のルールについてご紹介します。

おかげさまで、私が主催する会議は、会議としての目的を十分に果たし、業務の効率化を進めることができています。

会議の生産性を上げ、時間を無駄にしないためにも、本ルールを知っておきましょう。

誰でも簡単に分かりやすく理解できるよう、会議を効率化する具体策をご説明しますので、ぜひ活用してみてください。

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会議効率化ルール①会議前に必ず情報を共有しておく

まず、会議に使用する資料は、必ず事前に関連部署と会議出席者に展開しておきましょう。

会議が上手くいかない人は、「会議直前になり申し訳ございませんが、資料を送付します。」とメールに書き、会議の30分前に資料を送付してしまいます。

開始30分前に資料を送付されても、気付かない人もいるでしょうし、気付いても見る時間もありません。

これでは、送っていないのとほぼ同義です。

最後の修正が残っていてもいいので、結論などが大きく変わらないのであれば、未完成でも資料は展開してしまいましょう。

修正が入ったなら、再送すればいいです。

とにかく、会議をより良い方向に導くのであれば、関係者が事前に会議の内容について知っておくべきです。

じゃないと、その場で理解しながら正しい決断を出すことが困難になってしまいます。

会議を進行する側としても、出席者にある程度理解してもらっていた方が、説明も楽です。

会議を効率化するルール①として、会議前に必ず情報を共有しておくこと!


会議効率化ルール②アジェンダ(話し合う議題)とゴール(決定事項)を明確に決める

会議とは、何らかの議題に対する意思決定の場です。

それなのに、ごちゃごちゃと説明して結局何を話し合いたいのかが明確でなかったり、何をどのように決定したいのかが分からない会議があります。

会議の効率化というよりも、会議そのものを行う上での大大大前提です。

議題もあいまい、何を決めたいのかもあいまいでは、出席者達もうんざりすることでしょう。

そうなったら、もう会議としては大失敗ですね。

そうならないためにも、会議前に、今一度資料を見直しておきましょう。

会議効率化ルール②として、アジェンダ(話し合う議題)とゴール(決定事項)を明確に決めること!

会議効率化ルール③定めた会議時間を必ず守る

意思決定が難航し、時間が過ぎてもだらだらと結論の出ない会議を続けてしまうことがあります。

会議は、必ず定めた時間内に終わるようにしましょう。

もちろん、早く終わるに越したことはありません。

面白い試みとしては、出席者全員を立たせて会議をすれば、否応なしに会議は早く終わることでしょう。

この手法は、トップが提案してくれないと中々実現は困難ですが。

とにかく、だらだらと会議が延びないように、時間を守るというルールは徹底した方が良いでしょう。

会議効率化ルール③として、定めた会議時間を必ず守ること!

会議効率化ルール④役割分担をする

会議では、司会進行、質疑応答、議事録作成、板書、タイムキーパーなど、様々な役割分担が必要となります。

もちろん一人で複数の役割を担っても良いですが、その分負担が重くなります。

なるべく、事前に役割分担を行い、効率化を図りましょう。

また、会議が始まってから「○○さん、板書取ってもらってもいいですか?」なんてドタバタしていたら、外から見たらみっともないものです。

会議効率化ルール④として、役割分担をすること!

会議効率化ルール⑤事実と推察を明確に分ける

×「製品Aの不良率が2倍ほど増えています。切断工程で何らかの異常が起きているようです。」

〇「実績データを採取したところ、製品Aの不良率が2倍ほど増えています。聞き取り調査の結果ですが、製造現場では、切断工程で何らかの異常が起きていると推測しているとのことです。」

上記×の例だと、不良率が2倍に増えているのは、ちゃんとデータを取ったのか、感覚なのかが分かりません。

また、切断工程で何らかの異常が起きているというのも、検証した結果なのか、推察なのかも分かりません。

このように、会議では、事実と推察が混同してしまうことが多くあります。

いちいち、「これは事実なの?君の考えなの?」と確認を取るのもバカバカしいですよね。

こんなに非効率なやりとりを会議でするべきじゃありません。

しかも、事実と推察が混じると、正しい意思決定もできませんしね。

会議効率化ルール⑤として、事実と推察を明確に分けること!

会議効率化ルール⑥道具を活用する

会議を分かりやすくするために、資料やパソコンを使う場合は多いと思います。

このように、言葉だけではなく、道具を活用することで、会議を効率化できます。

他にも、見やすいようにホワイトボードを活用したり、大きい模造紙とポストイットを使って、自由に意見を書き込んで貼り付けたりしてみましょう。

頭だけでなく、道具を使って手を動かすことで、脳が活性化され、良いアイデアが出るようになります。

しかも会議中に眠くなりにくいですしね。

会議効率化ルール⑥として、道具を活用すること!

会議効率化ルール⑦実物のプロトタイプ(試作品)を持ち込む

新しい製品やシステム、デザインなどや、不良品などに対する会議では、必ずプロトタイプ(試作品)を持ち込みましょう。

「まだまだ見せられるような完成度ではないから、、、。」

この考えが、会議を非効率的なものにしてしまいます。

完成度なんて気にせず、とにかくざっくりと出席者がイメージできるように、必ずプロトタイプ(試作品)を持ち込むようにしましょう。

会議効率化ルール⑦として、実物のプロトタイプ(試作品)を持ち込むこと!

会議効率化ルール⑧お菓子を持ち込み楽しい場にする

会社によっては、フォーマルな会議ではなかなか実現が困難ですが、お菓子を持ち込むことで、会議の雰囲気を和らげることができます。

さらに糖分は頭を働かせてくれますし、合理的ですよね。

コーヒーを持ち込むというのも良いでしょう。

殺伐とした会議では、意見を出しにくく、よいアウトプットも出せません。

会議にお菓子を持ち込むなんて、会社によっては「馬鹿らしい」と思われるかもしれません。

しかし、上記した通り、この方法は確実に会議を効率化させる方法だと思います。

会議効率化ルール⑧として、お菓子を持ち込み楽しい場にすること!

会議効率化ルール⑨今後のアクションを明確にする

会議の目的の一つとして、今後のアクションを決める必要があります。

しかし、意外と抜け漏れてしまうことが多いのも、実はここなんです。

会議が終わった後に、「今後どうすればいいんだっけ?」となってしまう会議なんて、非効率極まりないです。

必ず会議中に、どんなアクションを、どこの部署が、いつまでにやるのかということを決めるようにルール付けしましょう。

会議効率化ルール⑨として、今後のアクションを明確にすること!

会議効率化ルール⑩最後におさらいする

会議の終わりに、決まったことと今後のスケジュールをおさらいするようにしましょう。

正直、出席者の全員がちゃんと理解できているのかを確認するのは困難です。

聞いているように見えて、全然聞いていない人もいます。

そのためにも、最後のおさらいが非常に重要になってきます。

さらに、最後のおさらいは、自分が間違って認識していたところを修正してもらうチャンスでもあります。

会議効率化ルール⑩として、最後におさらいすること!

会議効率化ルール⑪ベストアイデア賞を設ける

和気あいあいとした会議でないと実現が困難かもしれませんが、会議で最も素晴らしいアイデアを出した人にベストアイデア賞を設けるなど、会議を楽しめる仕組みづくりをしてみましょう。

ベストアイデア賞の商品としては、会議中に出したお菓子の残り全てとかどうでしょうか?

ベストアイデア賞の狙いとしては、ただ会議を楽しめる雰囲気にするだけではありません。

出席者一人ひとりに刺激を与え、意見の出し合いを活発化することができます。

会議効率化ルール⑪として、ベストアイデア賞を設けること!

会議効率化ルール⑫議事録はその日か次の日には展開する

鉄は熱いうちに打てということわざがあるように、会議の議事録はその日か次の日には展開するようにしましょう。

議事録は特にスピード重視です。

上司の承認待ちにならないように、上司にもプッシュすると良いでしょう。

議事録作成が早いほど、会議の内容が記憶に残っており、質の高い議事録を作成できます。

読み手側としても、議事録が早い方がモチベーションの高さを感じ、読みたくなるものです。

会議効率化ルール⑫として、議事録はその日か次の日には展開すること!

ー以上ー

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