無駄な会議を変えるたった1つのテクニック!根回し技で打ち合わせの準備を万端に

無駄な会議(打ち合わせ・ミーティング)を変えるたった1つのテクニック!根回し技で打ち合わせの準備を万端に

打ち合わせに参加するのは大して気が重くないけれど、打ち合わせを主催するのって大変ですよね?

自部署内だけでなく、他部署や他支店、さらには他会社との打ち合わせにもなると、大がかりになってきます。

打ち合わせでプレゼンを進めていく途中で「そこおかしくない?」とか「いや、全然意味分からないんだけど!」と突っ込まれてしまったりと、打ち合わせで積極的にズケズケと物言う人がいると、打ち合わせは難航することが多いです。

仕事ができる人は、どのように打ち合わせをスムーズに進めているんでしょうか?

「理詰めで完璧なプレゼンじゃないのに、なんかあいつが主催する打ち合わせって上手く進むんだよなぁ、、、。」

あなたはこう思ったことはありませんか?

そんなあなたの疑問に、本記事はお答えします。

本記事では、打ち合わせを成功させるために驚異的な力を発揮するテクニックである「根回し技」についてご紹介します。

「根回し技」をマスターすれば、あなたの打ち合わせが、今よりもずっとスムーズに進むようになることはほぼ間違いなしと言えます。

「根回し技」には及びませんが、その他打ち合わせを成功させるテクニックについては、下記記事でご紹介していますので、本記事と共に読んでみてください。

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絶大な効果を誇る根回し技とは?

根回しという言葉を聞くと、あまり良いイメージを持つ人はそういないと思います。

根回しとは、「目的を達成するために、事前に方々に話をつけておくこと」という意味になります。

文字通りの意味で捉えて頂いて問題ありません。

ドラマなどの影響で、根回しという言葉に悪いイメージが付きがちですが、決してそんなことはありません。

むしろ、素晴らしいテクニックなんです。


根回し技の絶大な効果とは?

では、根回し技によって得られる絶大な効果とはなんでしょうか?

それは、下記2点です。

①相談されたことによる心理的反発の抑制

打ち合わせで気になったところを片っ端から突っ込んでくる方や、重箱の隅をつつくような方を、完全に凌ぎきるプレゼンを行うことは非常に困難です。

なら、どうやってその人達を凌ぎきるのかというと、打ち合わせの前に根回し(相談)しておくのです。

事前に相談してその人の意見を打ち合わせ資料に反映させておくことで、「自分の意見が入っている以上反対しづらいな、、、。」という状況を作っておくんです。

ややこしい人には、事前に軽く根回し(相談)しておくだけで、心理的に反発しにくいように対策を打つことができます。

②参加者の総意に近い資料ができる

打ち合わせにおいてややこしい存在というのは、大抵発言力が強い人です。

(というよりも、発言力が強いからこそややこしいんですが。)

なので、発言力が強い人に事前に根回し(相談)し、その人の意見を取り入れて打ち合わせを開くことで、打ち合わせ資料やプレゼンの内容が、参加者の意見を汲み取ったものとなります。

その結果、内容に不満を持つ人が出てくる可能性を下げることができます。

それどころか、今までは打ち合わせにおいてややこしい存在だった人が、事前に根回しをしておくだけで、簡単に味方になってくれるんです。

根回し技の効果は本当に絶大で、みなさんも明日すぐにでも、根回し技を試してみたくなってきませんか?

根回し技の具体的な使い方の一例

それでは、根回し技の具体的な使い方について、一例を挙げてお教えします。

打ち合わせの背景・目的(仮想)

我が社の売れ筋の製品であるお菓子Aで、重大な不具合が発生しました。

何とお菓子Aの袋の中にゴミが入っていました。

今後、今回のように異物混入しないような対策案を提案する打ち合わせを、ビジネスマンBが開くことになりました。

今回のターゲットは、品質保証部門の理詰めで攻めてくるタイプの課長Cとします。

根回し技を使ったアクションの例

今回の不具合を受け、ビジネスマンBは色々と調査を行い、原因を突き止め、解決策を用意し、打ち合わせ資料にまとめました。

打ち合わせ資料を作り終えた後、そのまま打ち合わせを開催することは、もちろんしてはいけません。

打ち合わせ資料ができたなら、まずは直属の上司に、打ち合わせ資料を確認してもらいましょう。

ビジネスマンBは、上司と事前打ち合わせを行ったところ、「方向性が良く、特に資料を修正しなくても問題ない」と、上司から太鼓判を押して頂きました。

しかし、ここでビジネスマンBは、打ち合わせに理詰めで攻めてくるタイプの課長Cが参加することを知ります。

そこでビジネスマンBは、打ち合わせ前に課長Cの元に赴きます。

課長Cに時間を取って頂くことに成功したビジネスマンBは、課長Cに打ち合わせ資料を見せ、説明を始めました。

しかし、課長Cからは「再発防止策として対策案が弱い!しかも今回の発生原因が1つとは限らず、根拠が薄いのに決めつけ過ぎている!」と厳しいお言葉を頂きました。

たしかにその通りだと感じたビジネスマンBは、課長Cにアドバイスを求め、ズバズバと意見を言われながらも、課長Cの見解を理解していきました。

その思惑を資料に取り込み、修正内容を上司に説明した上で、打ち合わせ当日を迎えました。

そして打ち合わせでは、「課長Cに事前に相談させて頂いたのですが〜」や、「品質管理部門と事前協議の上に〜」など、事前に相談した事を、前面に押し出しながら、プレゼンを進めていきます。

こう言われてしまうと、課長Cも反発するような意見を言いづらいです(そもそも課長Cの思惑もある程度資料に反映されていますし)。

こうして、課長Cへの根回し技を決めたビジネスマンBは、打ち合わせで関連部署からの反発も少なく、スマートに打ち合わせを終えることに成功しました。

根回し技の効果は実践でのみ実感できる

以上の通り、根回し技の効果や実践例についてご紹介しましたが、本当に根回し技の素晴らしい効果を理解できるのは、あなた自身が根回し技を実践して打ち合わせを終えた時です。

まずは騙されたと思って、根回し技を実践して打ち合わせを何度か開催してみてください。

根回し技を使わないまま打ち合わせを開催する時と比較してみると、打ち合わせの雰囲気から手ごたえまで、大きく異なると思います。

ぜひ、根回し技を活用して、打ち合わせをスマートに終わらせられる仕事ができる人になりましょう!

-以上-

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