【プレゼンの極意①準備編】誰もが唸るプレゼンが上手くなるコツや方法
「例の件、今度重役達にプレゼンしてくれないか？」
このようなプレッシャーのかかるプレゼンを任された時、あなたはどう感じますか？
ほとんどの方は、「嫌だな、、、。」と直感的に感じることでしょう。
しかし、嫌だと感じたところで、逃げることはできません。
だったらむしろ、真っ向から向かい合ってみませんか？
大一番のプレゼンは、ピンチどころか、自分をアピールする大チャンスです。
「そうは言われても、プレゼン苦手なんだよな。」
分かります、プレゼンって難しいですよね。
そこで本記事では、誰もが唸るプレゼンが上手くなるコツや方法について、ご紹介します。
今回は、プレゼンの極意第一弾として、準備編をお送りします。
誰でも分かりやすく書いてありますので、最後まで見てみてください。
きっと、あなたもあっと驚くような、プレゼンの極意を伝えることができると信じています。
※本記事と共に読みたいおすすめ記事はこちら！
- 極意①至高のプレゼンは完璧な準備があってこそ。アドリブ重視ではその境地に達せない
- 極意②プレゼンの成功と失敗の基準を明確にしておく
- 極意③完璧に準備したのに失敗しても、自分を許しまた挑戦する
- 極意④プレゼンは誰のため？当然、聞き手である
- 極意⑤ユーモアは複数個取り入れる。しかし全てを出す必要はない
- 極意⑥「他に誰もやっていない方法」をやるからこそ、頭一つ抜き出ることができる
- 極意⑦チャレンジする際は、日を跨いで冷静に考えた上で判断すること
- 極意⑧メインテーマは必ず一つ。聞き手の100%がメインテーマはこれだと分かること
- 極意⑨通常版と短編版を用意する
- 極意⑩自分の経験談こそ、聞き手は興味をそそられる
- 極意⑪異なる2種類の具体例を挙げること
- 極意⑫分かりにくい話は、比喩で分かりやすく表現する
- 極意⑬小道具を使う
- 極意⑭事実だけでなく、利益を明確に伝えること
- 極意⑮導入部分の軽視をやめ、力を入れる
- 極意⑯最後は必ずおさらいをする
- 極意⑰プレゼン資料や時間が長い場合は、途中で要約する
- 極意⑱最初から最後までスムーズな流れを作る
- 極意⑲本番直前に大きな変更はしない
- 極意⑳プレゼン会場の下調べは必須
極意①至高のプレゼンは完璧な準備があってこそ。アドリブ重視ではその境地に達せない
「ガチガチに練習したら、自然さが無くなって不自然なスピーチになるから、ある程度アドリブでいくよ」
アドリブでもペラペラと話し続けられるという自信がある人ほど、このように考えがちです。
このタイプの人は、一定レベルのプレゼンはできるものの、頭一つ抜き出たような素晴らしいプレゼンをすることはできません。
やはり至高のプレゼンは、完璧な準備が大前提です。
完璧な準備をしたからこそ、至高のプレゼンになるわけではありませんが、至高のプレゼンには完璧な準備が必須の条件です。
完璧な準備とは、原稿を丸覚えすることではありません。
プレゼンの流れを何度も何度も上司やチームと確認し、修正し、何を伝えたいのか？どのようにすれば分かりやすく伝えられるのか？について十分に考え、その上で発表練習を何度も繰り返すことです。
丹念にプレゼンの準備をするからこそ、本番で「完成度が高く、かつ自然なプレゼン」ができるようになるんです。
最高級のプレゼンをしたいと思う方は、「プレゼンはアドリブで乗り切ろう」という意識を今すぐ捨てて下さい。
極意②プレゼンの成功と失敗の基準を明確にしておく
「至高のプレゼンとか最高級のプレゼンって、どんなの？」
こう疑問に思う方もいると思います。
はっきり言って、プレゼンの成功と失敗の基準は、人や環境によって異なります。
例えば、「プレゼンした結果、自分の提案する新規事業が承認されるか否か」が成否の判断基準となる人もいるでしょう。
また、「クライアントから、プレゼンした製品を100個発注される」ことが基準となる人もいるでしょう。
プレゼン前に、必ず自分のプレゼンの成功と失敗の基準を明確にしておきましょう。
明確にした成否の判断基準をベースとして、プレゼンの資料、内容、アプローチなどを組み立てるようにしましょう。
はっきり言って、世の中にはこれができていないプレゼンばかりです。
ただ単に「新規事業のメリットをアピールしよう」とか「製品Ａの良さを知ってもらおう」という漠然とした思いでは、至高のプレゼンは成り立ちません。
必ず、プレゼンの成否の基準を設けた上で、プレゼンの準備に取り掛かりましょう。
極意③完璧に準備したのに失敗しても、自分を許しまた挑戦する
本記事はプレゼンの事前準備なので、本項は少し脱線します。
しかし、前項でプレゼンの成否について触れたので、簡単に述べておきます。
「自分が持てる全てを出し切ってプレゼンの準備をしたのに、大失敗してしまった。」
準備に時間をかければかけるほど、失敗したら落ち込みますよね。
しかし、失敗した時にまずやるべきことは、自分を許してあげることです。
誰だって失敗はあります。
自分を許してあげた後に、なぜ失敗したのか？原因を考えていきましょう。
その反省点を、次回のプレゼンに活かしましょう。
ここで絶対にやってはいけないのは、「自分はプレゼンに向いていない」と落ち込んだり、プレゼンにトラウマを抱えることです。
失敗を経験したあなたは、前よりもプレゼンの経験値が高まっているはずです。
言い換えると、プレゼン能力が上がっているはずです。
一生プレゼンから逃げ回るのか、それとも再度立ち上がってプレゼンに向き合うのか。
賢明なあなたなら、後者の方が良いと判断することでしょう。
極意④プレゼンは誰のため？当然、聞き手である
「誰のためにプレゼンをするの？自分？それとも聞き手？」
このように質問すると、ほとんどの方が「もちろん聞き手です」と答えることでしょう。
しかし、実際のプレゼンを見ると、ほとんどのプレゼンが話し手の言いたいことで構成されています。
これはなぜなんでしょうか？
答えは、「素晴らしいプレゼンができた！聞き手も感心することだろう！」と、自分が素晴らしいと思うプレゼン＝聞き手が素晴らしいと感じるプレゼンという方程式が頭の中にあるからです。
常にプレゼンの良し悪しを決めるのは、話し手ではなく、聞き手です。
多くの人が、頭ではわかっていても、話し手基準でプレゼンを作り込んでしまうのは、この勘違いが原因です。
このような勘違いをしないためにも、プレゼンの準備を始める時には、「プレゼンは聞き手ファースト！プレゼンは聞き手ファースト！」と何度も繰り返し唱えるようにしましょう。
バカみたいと思いますか？
でも、効果は絶大なんです。
他にも、一度自分の部署とは無関係の人にプレゼンをしてみるのも有効な手ですね。
フィードバックをもらい、資料や話す内容の修正をしましょう。
聞き手ファーストという意識が、あなたのプレゼンの質を高めることは間違いないでしょう。
極意⑤ユーモアは複数個取り入れる。しかし全てを出す必要はない
「プレゼンにユーモアは必要か？」と聞かれたら、多くの人は「必要だ」と答えることでしょう。
事実、プレゼン中にユーモアを入れることで、多くの効果が得られます。
まず、場の雰囲気が和み、話し手の言葉が聞き手に受け入れてもらいやすくなります。
さらに、話し手も気分が乗り、自信が生まれ、プレゼンに勢いが増します。
以上から、間違いなくプレゼンにユーモアを入れることは有効だと考えられます。
しかし、話し手が面白いと思うことが、聞き手にはちゃんと伝わらないかもしれません。
その原因は、思ったよりも自分にユーモアのセンスが無いのか、タイミングが悪かったのか、聞き手の雰囲気が重苦しいのかはわかりません。
とにかく、ユーモアな発言は複数用意しておくべきですが、全てを使う必要はないということに気を付けてください。
一発目で盛大にスベッたのに、何発も笑いを取ろうと必死になるのは、聞き手からすると見ているのも辛いことでしょう。
受けなかったら、他のユーモアを控えるということが大切です。
あなたの目的は笑いを取ることではなく、伝えるべきことを伝えることなので、そこを勘違いして、「次は笑いを取ってやる！」と意地にならないように気を付けましょう。
ユーモアを取り入れること自体は、素晴らしいプレゼンにするために大切なので、失敗を恐れずに取り入れるようにしましょう。
極意⑥「他に誰もやっていない方法」をやるからこそ、頭一つ抜き出ることができる
ありきたりのプレゼンでは、いくら話し方や資料内容が良くても、大きなインパクトを残すことができません。
聞き手たちは、その日の夜には「そういえばどんな内容のプレゼンだったっけ？」と思うかもしれません。
しかし、たった一つでも、「他に誰もやっていない方法」でプレゼンをするだけで、あなたのプレゼンが聞き手たちの記憶に深く刻まれます。
例えば、プレゼンの途中で聞き手側の席に潜ませた仲間に質問してもらい、対話形式で進めたりなんて面白いですよね。
その他にも、大事なポイントの直前で、照明を変化させたり音楽を鳴らせたりするのもインパクトがありますね。
「他に誰もやっていない方法」というものは、頭の中ではイメージできても、実際にプレゼンい取り入れる人は非常に少ないです。
だからこそ、ただ実行するだけで、あなたのプレゼンはインパクト抜群となり、誰もが覚えるプレゼンとなります。
プレゼンにおいて、他者より頭一つ二つ抜き出るのは簡単です。
なんせ、テクニックよりもただ勇気を出すだけですから。
現状を打破したいと考えているのであれば、「他に誰もやっていない方法」を試してみることです。
いきなり大きなチャレンジをするのが困難であれば、小さなチャレンジから試してみることがコツです。
極意⑦チャレンジする際は、日を跨いで冷静に考えた上で判断すること
上記の極意⑥では、勇気を出してチャレンジするだけで、あなたのプレゼンが他者よりも優れることができるということをお伝えしました。
しかし、ここは慎重に判断するべきところでもあります。
なんせ、人は自分が良いアイデアを思い付いたと感じたら、他者にどう思われるか？ということまで思考が回らなくなってしまうからです。
良いアイデアを思い付いたという早とちりが、冷静な判断を失わせてしまうのです。
プレゼンは、話し手ではなく聞き手のために行われるべきです。
そのため、プレゼンで何かチャレンジしようとする際は、必ず日を跨いで冷静に考えた上で判断するようにしましょう。
冷静になっても「やるべきだ！」という強い意志を持つことが、成功の秘訣となるわけです。
極意⑧メインテーマは必ず一つ。聞き手の100%がメインテーマはこれだと分かること
プレゼンを作っていくと、あれもこれもと欲張って色々な情報を入れてしまいがちです。
情報を詰め込むほどに、一番伝えたいメインテーマが薄れてしまいます。
プレゼンが終わった後、聞き手の全員が「あのプレゼンは○○がテーマだった」と即答できるようなプレゼンこそが、成功だと言えます。
よって、メインテーマは必ず一つとし、そのメインテーマからあまりにかけ離れた情報は、補足資料に留めるなどの配慮が必要となります。
プレゼンにおいて、情報は多すぎるほど良いとはならないことを覚えておきましょう。
極意⑨通常版と短編版を用意する
前のプレゼンが長引いて、自分のプレゼンを「手短にするように」指示されたことはありませんか？
また、重役に「急遽次の予定が入ったから、簡潔に頼むよ」とお願いされたことはありませんか？
絶対に時間が決まっているプレゼン大会ならこんなことはありません。
しかし、ビジネスシーンでは元々与えられた時間よりも大幅に時間を削られることもあります。
そんな時に、「急にそんなこと言われても、、、。」と途方に暮れてテンパってしまうと、プレゼンの失敗は火を見るよりも明らかですよね。
何の準備もないと、元々の資料をただ早口で読んだり、要約しようとして肝心なところを言い忘れたりと、散々な結果になりかねません。
そこで、このような不測の事態に備えるためにも通常版と短編版の2種類の資料を用意しておきましょう。
2種類の資料を作るの手間が惜しいという方もいますが、手間はほぼかかりません。
なんせ、通常版で絶対に言うべきことを抜き出すだけですから。
慣れてくると、簡単に作れます。
このように、不測の事態を見込んで完璧な準備を整えておくと、心に大きな余裕が生まれます。
プレゼンの良し悪しはメンタル状態に大きく左右されますので、この通常版と短編版の2種類の資料を用意することは、思いのほか大きな効果をもたらしてくれます。
ぜひ、お試しあれ。
極意⑩自分の経験談こそ、聞き手は興味をそそられる
あなたも今までの人生で経験したことがあるはずです。
「、、、だからこそ、このような推論が成り立ちます。そういえば、私も先日似たような経験をしまして、、、」
このように、プレゼンや講義などの途中で、話し手の経験談を織り交ぜながら語るというのも、素晴らしいテクニックです。
なぜか我々人間は、話し手の体験談に興味をそそられるのです。
それは、掛け値なしの話し手の人間性を見ることができるからでしょうか。
あなたが人生で出会った記憶に残るプレゼンは、このように経験談を織り交ぜられている確率が高いことでしょう。
つまりあなたも、プレゼンに自分の経験談を織り交ぜることで、聞き手の関心を惹きつけることができるでしょう。
そんなにインパクトのある経験談でなくても大丈夫です。
プレゼンに経験談を織り交ぜるという時点で、十分インパクトのあるテクニックを使っているのですから。
いきなりプレゼンで話すのが心配であれば、家族や友人達との食事の時にでも、経験談を話し、感触を得ておくと良いでしょう。
極意⑪異なる2種類の具体例を挙げること
プレゼンは、短時間で効率よく、伝えたいことを伝えねばなりません。
そのためにも、具体例は盛り込むべきです。
しかし、具体例を1種類しか伝えなかった場合、聞き手の発想を狭めてしまいます。
なので、具体例を挙げる時は、異なる2種類の具体例を挙げることを意識しましょう。
例えば、「この掃除機の最大のメリットは、圧倒的な吸引力を誇ったまま、なんとコードレスで1時間も稼働することができるんです。そのため、家の掃除だけでなく、玄関前などの掃除にも有効です。」と伝えると、あくまで家周りの掃除に役立つものという印象を与えてしまいます。
しかし、「この掃除機の最大のメリットは、圧倒的な吸引力を誇ったまま、なんとコードレスで1時間も稼働することができるんです。そのため、家の掃除だけでなく、玄関前などの掃除や、車の中の掃除にも有効です。」と伝えると、どうでしょうか？
家から離れ、車という異世界でも使えるという印象を与えることができます。
そうなると、聞き手によっては、「部室の掃除に使えそう」とか「今度キャンプに行くときに便利そう」というように、発想の幅が広がり、よりプレゼンの効果が強くなります。
よって、異なる2種類の具体例を挙げるように意識することで、あなたのプレゼンは、効率良く聞き手の発想を広げることができます。
極意⑫分かりにくい話は、比喩で分かりやすく表現する
専門的なプレゼンになるほど、聞き手にとっては分かりにくくなりますので、途中で飽きられてしまいます。
そんなときは、比喩で分かりやすく表現できないか考えてみましょう。
例えば、「弊社の自動化システムを適用することで、とある会社では生産速度が25倍も速くなったという実例があります。25倍といえば、東京と名古屋間を歩きで行く場合と、高速道路で車で行く場合を比較した時と同じくらいの差があります。」
、、、上記比喩は、私のセンスがまだまだ足りないため、分かりにくいかもしれませんね。
とにかく、分かりにくい話は、比喩表現を使うことで、イメージしやすくなりますし、ユニークさも加わりますので、ぜひ取り入れたいテクニックです。
極意⑬小道具を使う
極意⑥で、他者より優れたプレゼンをするためには、他の人がしないようなインパクトのあるプレゼンをすることとお伝えしました。
インパクトのあるプレゼンをするために手っ取り早いのが、小道具を使うことです。
身近なものだと、プレゼンの途中で、さもいま思い付いたかのように、ホワイトボードに書き始めて説明するというのも面白いテクニックになります。
その他にも、あらかじめ原寸大の製品のプロトタイプの大まかな絵を描いた模造紙を準備しておき、一番の見せ場で見せたりするのも、インパクトがあって面白いですよね。
プレゼンは、資料と話術だけで勝負する必要はありません。
むしろ、資料や話術で負けていても、小道具などを駆使して、聞き手に伝えたいことを伝え切れた方が、勝ちです。
小道具を使うという表現をすると、少しずる賢く思えるかもしれませんが、決してそんなことはありません。
これも立派なプレゼンのテクニックです。
極意⑭事実だけでなく、利益を明確に伝えること
「わが社の製品Aは、とにかく他者従来品よりも3倍速いです！」
と事実だけを伝えても、聞き手の心には響きません。
プレゼンでは、聞き手にとってどんな利益があるのかということについて、はっきりと伝える必要があります。
例えば「わが社の製品Aは、とにかく他者従来品よりも3倍速いです！一年間で作業時間を100時間削ることができるため、人件費を大幅に削ることができるでしょう。」
このように言われると「100時間分の人件費か。わが社だと、年間で○○万円も浮くのか！」と具体的に利益を伝えることができます。
単なる事実だけでなく、その先の利益まで述べることで、あなたのプレゼンは聞き手にとってより興味深いものになります。
極意⑮導入部分の軽視をやめ、力を入れる
心理学では、人間は物事の初めと終わりの記憶が強いという初頭効果と終末効果というものがあります。
例えば、英単語の勉強で、勉強初めに出てきた単語と、勉強を終わる前に出てきた単語がやたらと記憶に残ったという経験を持っている方もいると思います。
この現象は、何事にも当てはまりますので、当然プレゼンにも当てはまります。
しかし、多くの方は、「プレゼンの初めは常套句」と考え、特に意識することなく、練習もせずにてきとうに流してしまうのです。
よって、プレゼンの導入部分をしっかりと意識するだけでも、あなたのプレゼンは他者よりも優れる可能性が高まります。
簡単な手法としては、例えば「わが社の製品、何でも良いです。何でも良いので、何か一つでも知っていますという方は、どれくらいいらっしゃいますでしょうか？手を挙げて頂いてもよろしいでしょうか？」と、聞き手への問いかけでスタートするというテクニックは、使いやすくて便利です。
他にも、「実は先ほど、ちょっとしたアクシデントに襲われまして、、、。」と、自分の思わぬ出来事をエサにして、聞き手との距離を近づけるというテクニックの有効です。
プレゼンは、中盤から終盤までばかりを重要視する方が多いですが、最も序盤の話し始めこそ、大切にいくべきポイントになります。
極意⑯最後は必ずおさらいをする
極意⑮では、初頭効果によって、序盤こそ大切だという話を伝えました。
しかし同時に、終末効果によって、最後の記憶も印象に残りやすいともお伝えしています。
「最後は、プレゼンのまとめをするから問題ない」と思っている方がいますが、実は最後はプレゼンのまとめではないのです。
そう、プレゼンの最後には、質疑応答の時間があるのです。
つまり、あなたのプレゼンの中で、終末効果で聞き手の印象に残る箇所は、質疑応答になってしまうんです。
もし質疑応答の最後に厳しい質問がきて、あなたが答えられなかったとしたら、プレゼンは良くても、悪いイメージが残りやすいです。
そこで、例えば質疑応答の後に、「製品Aは、わが社の歴史の中でも、最もみなさんを満足させることができる製品であると、お判りいただけたかと思います。従来の作業時間を66％にし、人件費を大幅削減する手助けが可能と考えます。本日はありがとうございました。」と、時間の許す限り、最後におさらいをしておきましょう。
これだけでも、あなたのプレゼンの伝えたいことが、聞き手の記憶にしっかりとインプットされ、良いプレゼンに仕上げることができます。
極意⑰プレゼン資料や時間が長い場合は、途中で要約する
10分程度のプレゼンなら問題ないでしょうが、15分や20分、もしくはそれ以上の長時間のプレゼンになる場合は、聞き手も全体を把握するのが大変です。
そこで、例えば前半と後半に分け、途中で要約してまとめる時間を設けましょう。
時間が厳格に決まっていない場合は、要約と併せて質疑応答を受け付けても良いでしょう。
話し手は、注目されているため、プレゼン時間が長くても集中し続けられます。
しかし、聞き手にとっては、長いプレゼンをずっと集中して聞き続けることは大変です。
聞き手に配慮するためにも、長いプレゼンをするときは途中で要約の時間を設けるなど、聞き手への配慮を常に考えましょう。
何度も繰り返しお伝えしますが、プレゼンは聞き手のための時間です。
極意⑱最初から最後までスムーズな流れを作る
最初から最後まで、途切れることなくスムーズに流れるようなプレゼンは、聞き手にとって心地よく、そして理解しやすいものです。
しかし、プレゼン資料が完成したら、多くの方は、個々のスライドの確認ばかりに囚われてしまう傾向にあります。
そこで、全体の流れがスムーズになっているか、大きな視点で確認できる思考を持っておきましょう。
木を見て森を見ずにならないように気を付けましょう。
スムーズな流れが切れるようであれば、入れておきたい情報でも、思い切って補足資料に回すなどのチャレンジをしてみるのが良いでしょう。
極意⑲本番直前に大きな変更はしない
「よし、プレゼンはこれで完璧！」
と思っていても、本番が近づくにつれ、「やっぱりここ変更した方が良いかな？」など不安になるものです。
しかし、本番直前では、不安に駆られたとしても、絶対に内容を変更しないようにしましょう。
もちろん致命的なミスは改善するべきですが、それ以外の場合は、変更しないことを強くおすすめします。
なぜなら、しっかりと準備してきたプレゼンを本番直前に変更することは、あなたの今までのプレゼンの練習を無駄にしてしまうからです。
至高のプレゼンは、アドリブからは生まれず、完璧な準備から生まれます。
そのため、本番直前に変更してしまうと、まず至高のプレゼンを成し遂げる確率は大幅に下がることでしょう。
しかも本番直前で不安に駆られているという精神状態であれば、正確な判断を下すことができない状態とも言えます。
そんな状態で加えた変更が、適切であるとは考えにくいです。
今までの準備を信じ、不安に負けないように、目先のプレゼンに意識を向け、集中するようにしましょう。
極意⑳プレゼン会場の下調べは必須
プレゼンは、会場の下見から始まっていると言えます。
会場の広さや、席数、温度、聞き手の雰囲気などを事前にしっかりと感じておきましょう。
プレゼンのことばかりを考えて、プレゼン会場の雰囲気を感じ取っておかないと、いざ本番が始まったときに、会場や聞き手の雰囲気にのまれてしまう可能性が高まります。
プレゼン会場を知り、慣れ親しむ気持ちを持ってプレゼンに挑む方が良いでしょう。
ー以上ー
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