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【プレゼンの極意⑤質疑応答編】誰もが唸るプレゼンが上手くなるコツや方法




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【プレゼンの極意⑤質疑応答編】誰もが唸るプレゼンが上手くなるコツや方法

前章までに、プレゼン前の事前準備編と資料作成編、練習編、本番発表編をお届けしました。

今回は、プレゼンの極意第五弾として、プレゼンの質疑応答編についてご説明していきます。

誰もが唸る至高のプレゼンができるためのコツやノウハウが詰まっています。

前章までと同様、今回も誰でも分かりやすく理解できるように書いてありますので、最後まで見てみてください。

きっと、あなたもあっと驚くような、プレゼンの極意を伝えることができると信じています。

※本記事と共に読みたいおすすめ記事はこちら!

極意その一.質疑応答もPREP法で回答する

PREP法とは、P(Point:結論)、R(Reason:理由)、E(Example:事例)、P(Point:結論)の略称です。

プレゼンで非常に重宝するテクニックとして、今までの記事でもご紹介してきましたが、質疑応答にも重要ですので、ぜひ覚えておきましょう。

結論を先に伝え、補足説明を付け加えていくスタイルの方が、現代社会のニーズに合っていると思いますので、ぜひPREP法を習得しましょう。

PREP法の質疑応答での使い方の一例を挙げます。

P:新たな事業展開を考えていないのか?というご質問でしたが、私たちは考えているというのが結論です。

R:なぜなら、すでに電気自動車としてのノウハウを、災害時の蓄電池や、移動販売型電気としての展開に向け、動き出しているからです。

E:これらの用途は、我々が数多く出したアイデアの中でも、最も市場調査で受けが良かったというデータが取れています(グラフ見せながら)。

P:従って、私たちはこのように様々な新たな事業展開を考えています。

このように、結論⇒理由⇒根拠⇒再度結論と、しっかりと筋道を立てて話せば、どんな質問でも、相手に分かりやすく伝えることが出来ます。


極意そのニ.質問が理解できなかったら素直に聞き直す

日常生活では、相手からの質問が分からなかったら聞き直すことができるのに、なぜかプレゼンの質疑応答になると、質問が分からないまま答えてしまう方が多いように思います。

人によっては、相手からの質問を遮るように、即答してしまう人もいます。

しかし、プレゼンの場は緊張感があるため、質問する側もされる側も、普段よりも思考回路の動きが悪い状態にあります。

そのため、質問が分かりにくいこともありますし、理解力も落ちているため、普段よりも集中して聞かないと、質の良い質疑応答はできません。

中には「質問し直すのは相手に失礼かもしれないし、時間もかかるし、自分の理解力が足りないと周りに思われてしまうかもしれない」と考えてしまう人がいるかもしれませんが、気にし過ぎです。

何も、質問を聞き直すことは悪いことではありません。

それよりも、あいまいなまま的外れの回答をする方が、悪いことはお分かり頂けると思います。

質問が分からなかったら、素直に聞き直し、ちゃんと質問を理解した上で、回答するようにしましょう。

極意その三.質問を復唱してから回答する

会場が広かったり、質問者の声が小さかったりすると、質問の内容が聞き手全員に聞こえないことがあります。

そのまま回答してしまうと、聞き手たちに不親切です。

そこで、あなたが質問を受けて回答する時は、質問を復唱するようにしましょう。

例えば「新規事業計画の予算の見積もりが甘いのではないか?という質問ですが、これについては~~~。」というように、質問内容を復唱することで、聞き手全員が質問を共有することができます。

そうすると、質問が被るという心配もないので、聞き手も安心して質問することができます。

聞き手への配慮が十分にできてこそ、至高のプレゼンは成り立ちます。

極意その四.質問者だけでなく聞き手全員に回答する

質疑応答というと、質問者に向けて回答してしまう方が多いと思います。

しかし、同じ疑問を抱えている人が、一人だけとは限りません。

そのため、質問者だけを意識するのではなく、聞き手全体に回答するように意識してみましょう。

例えば「製品Aでは、どこまで微細なゴミを吸引できるのか?という質問を受けましたが、この点に関しましては、気にされている方も多いと思います。回答ですが~~~。」というように、聞き手全体に呼びかけるように回答するテクニックも身に付けておきましょう。

そうすることで、聞き手に「余裕があり、全体を見ることができる素晴らしい話し手だ」という印象を与えることができます。

極意その五.分からないなら素直に「後日回答する」で良い

事前に予測できず、答えるのが難しい質問がくることは、よくあります。

その場で考えて答えられるのがベストですが、自信が無かったり、根拠がない回答はしない方が良いでしょう。

質問に答えられないことは、恥ずかしいことではありません。

それよりも、てきとうな回答をしてしまい、信用を失うことは避けたいところです。

質問に答えられないなら、素直に「調査し、後日回答させて頂きます。」と返答した方がよいでしょう。

後日調べた上で、正確に回答し、信頼を築く方が得策です。

極意その六.「どなたから質問されますか?」と質問されることを前提で質疑応答を始める

多くの方は「質問はありますか?」と問いかけますが、この質問の仕方は、質疑応答を完全に聞き手に委ねており、聞き手との対話を大切にできていません。

そこで、「どなたから質問されますか?」と質問されることを前提で質疑応答を始めてみましょう。

このように聞くことで、聞き手が質問しやすいきっかけを作ることができます。

至高のプレゼンを行うためには、プレゼン自体だけでなく、活発な質疑応答が行われることも大切です。

聞き手との対話を行い、コミュニケーションを取り、話し手と聞き手の双方が協力することで、至高のプレゼンは作られます。

極意その七.批判の言葉を真摯に受け止めてトラウマにならないこと

みんながみんな、優しい質問をしてくれる訳ではありません。

中には、心が無いような厳しい質問を投げかけられる場合もあります。

多くの人の前で叱られるような厳しい質問攻めを受けることで、プレゼンに対してトラウマになる人もいます。

そこで、叱責や批判の言葉を投げかけられた場合は、あまりに真摯に受け止めないようにすることです。

明らかに自分のプレゼンに原因があるならば、今後の反省点にしなければなりません。

しかし、プレゼンの趣旨を飛び越えたところで、批判をしてくる輩もいます。

そんな時は、右から左に聞き流しましょう。

あなたのプレゼンは、まだまだ発展途上のはずです。

よく分からない人間の心無い言葉で、プレゼンから逃げ出してしまうのは、もったいないです。

極意その八.質疑応答は感情的にならず、冷静に

本ブログでは、プレゼンは熱意を込めて、熱く語りかけるようにするべきと伝えてきました。

しかし、質疑応答は、感情的にならず、冷静に回答することが大切です。

プレゼンが終わって質疑応答に移行する時は、水を飲んだり深呼吸して、クールダウンしましょう。

プレゼンは、事前にいくらでも練習できますが、質疑応答は、事前の予測が不可能な質問が飛んでくることがあります。

臨機応変の対応が求められますが、そんな時に重要になるのが、冷静な判断力です。

質問をしっかりと受け止め、内容を理解し、適切な回答を行うためには、感情を切り離し、冷静に対応する必要があります。

質疑応答の前には、一呼吸置くようにしましょう。

極意その九.質問者とは対等に語る

「質問ありがとうございます!」

「素晴らしい質問ですね」

「質問だけでなく、アドバイスまで頂き、感謝致します」

一見すると、礼儀正しく謙虚な姿勢があり、好印象を持たれるので、良い話し手と思われがちです。

しかし、質問する側とされる側は、対等に話し合うべきで、上下関係を強く意識させるべきではありません。

あまりに下手に出過ぎると、無理難題なお願いや、より突っ込んだ質問をされてしまいます。

それに、横柄な態度の質問者が現れる可能性もあります。

また、話し手には毅然とした態度も求められますので、ペコペコした姿勢は、頼りなさもにじみ出てしまいます。

あくまで質問者と話し手は対等と考え、バランスを取るべきです。

毅然とした態度をベースとして、その上に誠実さを乗せるイメージを持ちましょう。

極意その十.質問者の名前が分かる場合は、名前を呼ぶ

「鈴木さんの今の質問は、~~~。」

「~~~です。高橋さん、今の回答でお分かりいただけましたでしょうか?」

このように、質問者の名前が分かる場合は、回答の中に、相手の名前を入れてみましょう。

人間には、それぞれ心地良く感じる言葉があります。

心地良く感じる言葉は、人によって異なりますが、多くの人に共通しているのが、自分の名前なんです。

人は、自分の名前を呼ばれることに、心地良さを感じる生き物です。

そのため、質疑応答の中に相手の名前を入れることで、質疑応答が円滑になりやすくなります。

「(う~ん、もっと突っ込んでやろうと思っていたが、まあいいか、、、。)よく分かりました、ありがとう。」となったら儲けものですね。

相手の名前を積極的に言って相手を気持ち良くするというテクニックは、プレゼンの質疑応答だけでなく、日常生活でも使えますので、ぜひ習得しておきたいテクニックです。

極意その十一.話し手の能力や経験を問う質問はまともに受けない

「まだまだ経験不足の若手なので、分からないかと思いますが、実現性があまりにも乏しいことは気付いていますか?」

このように、あなたの能力や経験に疑問を抱き、厳しい質問を投げかけてくる人もいます。

そんな時は、まともに取り合ってはいけません。

ついついカチンとなって言い返すと、泥沼になってしまいます。

例えば「本案件は、佐藤部長と何度も何度も擦り合わせて提案させて頂いております!直接佐藤部長に聞いてみたらどうでしょうか!?」とムキになってしまうと、もうあなたのプレゼンは大失敗と言えるでしょう。

こんな時は「私達では思い付かなかった盲点にお気づきのようですね。この場では長くなりそうですので、本プレゼンの後にアドバイス頂いてもよろしいでしょうか?」とやり過ごしましょう。

そもそも、人の能力や経験についてとやかく言う輩には、ろくな人がいません。

まともに向かい合うと、あなたのプレゼンが壊されてしまいます。

上手く立ち回り、避けるようにしましょう。

極意その十ニ.反対派や難癖を付ける傾向にある人には事前に相談しておく

プレゼン参加者の中に、反対派や難癖を付ける傾向にある人がいることが分かっている場合は、事前に相談に行くようにしましょう。

事前に、反対する理由や、突っ込みどころを聞いて、対策を講じておくのがベストです。

あなたの会社や取引先にも、プレゼンで毎回毎回ややこしいことを言う人がいるのではないでしょうか?

プレゼンの質疑応答を円滑に進めるためにも、事前にアドバイスをもらいに行くことで、あなたのプレゼンがより素晴らしいものになります。

プレゼンは、プレゼン本番前にすでに始まっているということです。

一流のプレゼンターになるためには、このような下準備も抜かりないようにしましょう。

ー以上ー

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