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【仕事のメールを超絶効率化する方法】絶対知っておくべきメール術

【仕事のメールを超絶効率化する方法】絶対知っておくべきメール術

ビジネスにおいて、毎日毎日メール対応に数時間取られている人はいませんか?

気付いたらメールチェックだけで1時間過ぎているという方は要注意です。

メールに関して、無駄だらけで効率化できていない人が多いように思います。

仕事が早い人は、メールの処理が早いです。

メールの処理をスピーディーにこなした分の時間を、担当業務に当てているから当然ですよね。

そこで本記事では、メールに費やす時間を省略し、仕事が早くなる人になるためのノウハウについてご紹介します。

絶対知っておくべきメール術をご説明しますので、必見です。

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  1. メール効率化①メールの通知を切る
  2. メール効率化②メールチェックは多くても朝、昼、夜の3回
  3. メール効率化③メールを開いたら即返信
  4. メール効率化④ややこしいメールには「検討中」と即返信
  5. メール効率化⑤メールは件名を見ず、順に全て開く
  6. メール効率化⑥5W1Hを盛り込み、相手の質問メールを減らす
  7. メール効率化⑦正しい日本語かいちいち調べない
  8. メール効率化⑧メールを送る目的を考えてからメールを作る
  9. メール効率化⑨一文は長くても50文字程度
  10. メール効率化⑩見やすい工夫を凝らす
  11. メール効率化⑪時間制限を設ける
  12. メール効率化⑫あいまいな表現は使わない
  13. メール効率化⑬何度も見返さずに腹を決めて送る
  14. メール効率化⑭ビジネスだからと漢字を積極的に使わない
  15. メール効率化⑮相手に何を求めるか明記する
  16. メール効率化⑯イラっとしても怒らない
  17. メール効率化⑰相手に好感を持っていることを伝える
  18. メール効率化⑱催促メールは、届いているか確認したいという
  19. メール効率化⑲選択肢を用意する
  20. メール効率化⑳すぐに返信がきたら褒める
  21. メール効率化㉑相手のメールを引用する
  22. メール効率化㉒メールは何時まで送っていいなど考えなくて良い
  23. メール効率化㉓BCCを効率的に使う
  24. メール効率化㉔日程調整は電話の方が良い場合もある
  25. メールの効率化によって、仕事全体の効率化が実現できる

メール効率化①メールの通知を切る

まずは、メールの通知を切りましょう。

メールの通知とは、メールが届くと、パソコンの右下に届いたメールの件名などが表示される設定のことです。

メールの通知を設定していると、メールが届く度にメールを開いてしまい、業務が止まってしまうので、非常に非効率です。

「でも、メールの通知を切ると、緊急時に対応できないのでは?」と言う方もいますが、そもそも緊急時なら電話で連絡がきます。

もし、先方がメールだけを送ってきて、「緊急で3時間以内に対応してくれと連絡したのに、返信が無かった!」と言われたとしても、あなたは悪くありません。
(もちろん1日以上放置していたら別ですが。)

メールの通知は、業務全体の流れを悪くするため、切るようにしましょう。


メール効率化②メールチェックは多くても朝、昼、夜の3回

業種や職種によって、最適なメールチェックの頻度は変わると思いますが、私は、メールチェックは朝と夜の2回だけにしています。

メールチェックをするたびに、メインの業務から頭のスイッチを切り替えないといけないので、なるべく頻度が少ない方が効率的です。

多くても、メールチェックは1日3回までにする方が良いでしょう。

たまに、意味もなくメール画面を定期的に開く方がいますが、全くもって非効率なので、その癖はすぐに止めるようにしましょう。

メール効率化③メールを開いたら即返信

「緊急性は低そうだし、後で返そう」

このようにメールを後回しにしてしまう人が多いと感じます。

しかし、メールを開いたら即返信することを、強くおすすめします。

なぜかというと、次にメールを返すときに、また内容を読む必要がありますので、2回も同じメールを読むというムダが発生します。

さらに、メールの返信を忘れてしまい、後で炎上してしまうこともあります。

このようなムダを無くすためにも、メールを開いたら即返信するように徹底することが大切です。

メールの即返信は、相手の好感度も上がりますし、良いことばかりです。

メール効率化④ややこしいメールには「検討中」と即返信

メールは即返信したいところですが、中には、何らかの確認を要するなど、すぐに返信できないややこしいメールがあります。

そんなメールには、「検討しますので、追って連絡します。」など、メールを受けて対応することだけを書いて、即返信するようにしましょう。

そうすることで、先方が「ちゃんとメールを見てくれているのかな?」「対応してくれるのかな?」と不安になることを防ぐことができます。

先方は、返信がないと不安になり、電話などで連絡をしてくる場合があります。

そうなると、時間を取られてしまいますので、サクッとメールを返信しておく方が、効率的と言えます。

メール効率化⑤メールは件名を見ず、順に全て開く

届いたメールの件名だけを見て、自分に関係ありそうなメールだけを選んで開く人がいますが、正直効率的とは言えません。

こうすることで、重要なメールを見落とす可能性があります。

さらに、どのメールが重要そうかと考える時間がもったいないです。

そのため、メールには優先順位など付けずに、届いた順番に全て開いていった方が、よっぽど効率的だと考えます。

メールはごちゃごちゃ考えずに全て開き、即返信をすること。

このルールを守るだけでも、メールに費やす時間は大幅に減ることでしょう。

メール効率化⑥5W1Hを盛り込み、相手の質問メールを減らす

5W1Hとは、Who(だれが)、When(いつ)、Where(どこで)、What(なにを)、Why(なぜ)、How(どのように)の頭文字を取ったものです。

メール以外にも、様々なビジネスシーンで活用されるので、ご存知の方も多いと思います。

メールを作成する際は、5W1Hの情報が盛り込まれているかを確認しましょう。

例えば、When(いつ)が抜けていると、先方から「いつ頃を予定されていますか?」という質問メールがくるでしょう。

そうなると、そのメールを読む時間と返信するムダが生じてしまいます。

しかし、5W1Hの情報を盛り込んだメールを送るように心がけることで、ムダな質問メールは激減します。

抜け漏れがあるメールは、自分の時間だけでなく、相手の時間も奪ってしまうので、気を付けましょう。

メール効率化⑦正しい日本語かいちいち調べない

これは賛否両論あると思いますが、私はメールの文章が日本語的に正しいかについて、いちいち調べません。

というのも、最近のメールは、非常にフランクになっています。

あまりにも誤用が多ければ、「この人社会人としてどうなの?」と思われてしまう可能性がありますが、大抵のミスは、そこまで目立ちません。

それに、日本語として正しいのか気になった場合は、違う言葉で言い換えれば、すぐに解決します。

メールを効率化するためには、いちいちメールのマナーを調べるないようにすることで、効率化を図ることができます。

ただし、業界や業種によっては、きちんとしたマナーに則る必要があると思いますので、そこはあなた自身の環境を見て、判断して下さい。

メール効率化⑧メールを送る目的を考えてからメールを作る

「なぜメールを送るのか」ということを意識する人としない人では、メールの出来栄えが大きく変わります。

例えば、仕事の進め方について相談したいという目的を意識できれば、その旨をメールの最初に書いたり、目立たせるように書くことができます。

しかし、目的を意識できていないと、頭に浮かんだ言葉を順番に書いていってしまい、結果として、目的が相手に伝わらない可能性が高まります。

「なぜ自分はメールを送るのか?目的は何なんだろう?相手に何を求めるのだろう?」ということを、常に考えるようにしましょう。

メール効率化⑨一文は長くても50文字程度

ビジネスでは、誰でも簡単に分かる文章が好まれます。

特にメールはその傾向が強いです。

しかし、メールで長文を書いてしまい、読み手が理解しにくいメールを送ってしまう人が多いように感じます。

だらだらと長文を書いてしまうと、読み手が理解するのに時間がかかるので、読み手の時間を奪ってしまいます。

さらに、理解できない読み手が「どういう意味かもう少し分かりやすく教えて下さい。」とお願いしてくることがあります。

こうなっては、まさに時間のムダですよね。

ビジネスにおけるメールでは、一文をできる限り短くできるように、心がけましょう。

メール効率化⑩見やすい工夫を凝らす

見にくいメールを送ってしまうと、相手から質問メールがきてしまい、時間をムダにすることになります。

そこで、メールが見やすくなるように工夫を凝らすことで、ムダを省きましょう。

具体的には、下記の工夫を凝らしたいところです。

・段落毎に文章の改行を行う。

・並列で複数の事項を伝える場合は、箇条書きで伝える。

・いくつか項目がある場合は【】などのかぎかっこを使う。

見やすいメールは、すぐに先方から返信をもらいやすくなるので、あなたの仕事の手待ちが減ります。

メール効率化⑪時間制限を設ける

一通のメールを作成するのに、時間制限を設けましょう。

メールによって文字数が大きく異なりますので、一概には言えませんが、私の場合は、時間がかかっても5分以内にはメールを送付します。

人によってメールを作成する時間は異なりますが、少なくとも自分で時間制限を設けてメールを書くことができる人は、メールを書くスピードが上がっていくことでしょう。

時間を意識するかしないかで、メール作成の効率が大きく変化しますので、ぜひ時間を意識するようにしましょう。

メール効率化⑫あいまいな表現は使わない

例えば、「先週相談した件、どうなりましたか?」と聞かれたら、「どの案件?」と迷ってしまう人が多いでしょう。

このように、できる限りあいまいな表現は避けるようにしましょう。

ただでさえ、メールは簡潔に書きますので、あいまいな表現が入ると、相手に理解してもらえなくなります。

メール効率化⑬何度も見返さずに腹を決めて送る

慎重になりすぎて、完成したメールを何度も何度も読み返す人がいます。

ミスが許されないめちゃくちゃ重要なメール以外は、そこまで慎重になる必要はないでしょう。

一回読み返せば十分だと思います。

メールの読み返しは、非常に非効率なので、うじうじせずに、思い切って送ってしまいましょう。

メール効率化⑭ビジネスだからと漢字を積極的に使わない

ビジネスメールは漢字をできる限り使った方が良いと思っている方がいますが、漢字が多いと読みにくくなるので、漢字は減らしましょう。

特に、下記のフレーズで不必要な漢字を使う方が多いです。

・ありがとうございます→有難う御座います

・よろしくおねがいします→宜しくお願いします。

ひらがなの方が読みやすい漢字は、ひらがなを使うようにしましょう。

その配慮ができれば、相手はあなたのメールに好感を持ち、早く返信をくれるようになります。

そしてあなたの仕事が捗るようになりますので、相手への配慮は忘れないようにしましょう。

メール効率化⑮相手に何を求めるか明記する

「結局何をして欲しいの?」ということが不明確なメールをよく見かけます。

メールを送る際は、相手に何を求めるのか、明記するようにしましょう。

例えば、打ち合わせの日時変更をお願いしたいなら、その旨をしっかりと書きましょう。

アドバイスをもらいたいなら、アドバイスを下さいと明記しましょう。

相手が何をしたらよいのか分からないメールは、相手からのレスポンスが悪くなり、自分の業務に支障をきたします。

メール効率化⑯イラっとしても怒らない

人によっては、非常に失礼なメールを送ってくるので、イラっとするときがあります。

多くの方が、メールでイラっとした経験をお持ちでしょう。

しかし、イライラを相手にぶつけてしまうと、メールの返信がもらえなくなりますし、人間関係が悪化するので、避けましょう。

イライラした時は、自分で自分宛にイライラメールを送り、クールな頭に切り替えてからメールを送る方が良いでしょう。

自分にイライラメールを送るなんて非効率の極みですが、相手にケンカを売ることよりは、100倍マシでしょう。

人間関係がこじれると、仕事が円滑に進まず、非効率になりますので、気を付けましょう。

メール効率化⑰相手に好感を持っていることを伝える

人間誰しも、好意を寄せてくれる人には、甘くなるものです。

その原理は、メールでも変わりません。

「○○さんだからこそ、相談させて頂きたく~」

「○○さんなら、的確なアドバイスを頂けると思い、相談させて頂きました。」

このように、相手に好意を持っていることをアピールすることで、相手は親身に相談に乗ってくれますので、自分の業務が効率的に進むようになります。

メール効率化⑱催促メールは、届いているか確認したいという

期限になっても、メールの返信をもらえないことがあります。

そんな時は、催促メールを送りましょう。

しかし、「なんでメールの返信をくれないの?」というスタンスで送ると、もめることになりかねません。

そこで、「メールが届いているか確認させて頂きたく」と、メールの送信状況に異常があったのではないかというスタンスで、催促するようにしましょう。

あくまで、相手を責めないことが大切です。

メール効率化⑲選択肢を用意する

「この件、どうしたらよいでしょうか?」

こんなメールを送っても、相手からすると「いや知らんがな!」となりかねません。

そうなると、返信がもらえないでしょう。

相手に何か尋ねる時は、こちらから選択肢を設定するようにしましょう。

例えば、「A案とB案のどちらが良いか」とか、「水曜15時~16時か、金曜8時~9時のどちらの時間が良いか」など、選択肢を提示しましょう。

そうすることで、相手の返信へのハードルが下がり、すぐに返信してもらえる効率的なメールを送ることができるでしょう。

メール効率化⑳すぐに返信がきたら褒める

たまに異常なほどメールの返信が早い人がいます。

そんな人には、感謝の気持ちも込めて、返信が早いことを褒めるようにしましょう。

「迅速に対応して頂き、大変助かりました。ありがとうございます。」

このように、褒められると嬉しくなるのが人間です。

「早くメールを返すと気持ち良く褒めてくれる人」という認識を持ってもらうことで、これからも早くメールを返してくれる可能性が高まります。

メール効率化㉑相手のメールを引用する

相手のメールに返信する時、わざわざ自分が相手のメールの要約をする必要はありません。

例えば、「○○様より、打ち合わせが6月に予定されているが、製品の納期とマッチしないため、5月に変更したいとご連絡頂きましたが~」などと、自分で要約して文章を打つのは時間のムダです。

相手のメールをそのまま引用して、その文章のすぐ下に自分の返信を書く方が、断然早くて効率的です。

メール効率化㉒メールは何時まで送っていいなど考えなくて良い

メールは、電話とは違って、いつでも送って良いです。

さすがに深夜3時などに送ると「不規則で乱れた生活を送っている」とマイナスなイメージを持たれるかもしれません。

しかし、基本的には何時でも送っていいので、そのように悩む時間がもったいないです。

何時だろうと、メールを見たら即返信しましょう。

メール効率化㉓BCCを効率的に使う

「BCC」とは、ブラインドカーボンコピー(Blind Carbon Copy)の略で、隠された宛先です。

こっそりとBCCで宛先を追加しても、バレることはありません。

なので、メールが得意な人がいる場合は、「BCCで入れるから、俺のメールで変なところが無いか見てみてくれ」という使い方ができます。

メールが上手い人をBCCで入れて、メールの添削をしてもらうことで、あなたのメール技術が向上することでしょう。

メール効率化㉔日程調整は電話の方が良い場合もある

メールの効率化は重要ですが、そもそもメール自体が適していない場合があります。

例えば、打ち合わせの日程を、細かく何度も調整する必要がある場合は、電話の方が断然早いです。

このように、メールに固執する必要はありません。

電話の方が早い時は、電話を選びましょう。

(ただし、証拠を残したい場合は、電話の内容をメールで確認しましょう。)

メールの効率化によって、仕事全体の効率化が実現できる

本記事では、メールの効率化に関して、24にも渡る技術をご紹介しました。

しかし、まだまだメールの効率化について、書ききれていない部分があります。

また随時更新できればしていきますし、いつでもメールの効率化を思い出せるように、ブックマークをしておくと非常に便利ですので、おすすめです。

ー以上ー

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執筆者:かつひろをフォローする
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