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【仕事効率化】絶対習得したいおすすめビジネススキルで時間を節約!

【仕事効率化】絶対習得したいおすすめビジネススキルで時間を節約!

仕事を効率化してアフターファイブを充実させるということは、仕事をする人みんなの夢ですよね?

もうすでに実現している人もいますが、まだ実現できていない方は、仕事を効率的に終わらすことができていないのかもしれません。

働き方改革という言葉が出てきていますが、仕事量が減った訳ではありませんので、真に働き方を改革するのであれば、仕事の効率化は避けて通れません。

そこで本記事では、時間を節約するのに役立つ絶対習得しておきたいおすすめのビジネススキルをご紹介します。

今のやり方を継続しても、仕事の効率化はできません。

ぜひ新しいやり方を取り入れ、仕事を効率化し、アフターファイブを充実させましょう!

ポモドーロ・テクニック

ポモドーロ・テクニックとは、ある仕事や課題、作業に対して、25分間の集中と5分間の休憩を繰り返し行う時間管理術です。

あえて短時間で作業を切り、小まめに休憩を挟むことで、仕事や課題、作業、勉強などの集中力を高め、高い成果を実現するための方法(テクニック)です。

いくら集中力に自信がある方でも、朝から晩までずっと集中して仕事に取り組める人はいません。

それはもう超人です。笑

集中できるという方も、実は集中しているようで集中できていない時間があるので、ぶっ通しで休まず仕事をしている人は、効率はかなり低くなっていることでしょう。

ぜひこのポモドーロ・テクニックを活用し、仕事の効率化を図って下さい!

現に私も活用していますが、メリハリがしっかりとついて、おすすめです。

ポモドーロ・テクニックの実践のコツやノウハウ、私の実体験などを下記記事にまとめていますので、ぜひ参考にして下さい。

【仕事効率化】ポモドーロテクニックを使って仕事を効率化した実体験
【仕事効率化】ポモドーロテクニックを使って仕事を効率化した感想 「もっと勉強や仕事に集中したい!」 「人より集中力が無くて仕事の効率が悪い…。何とかならない?」 このように、集中できなくて効率が悪いことで悩む人は多いでしょ...

速読

速読ができるようになると、非常に多くのメリットが得られます。

まずは、本や新聞を読むスピードが上がることで、短い時間でも知識量を増やしやすくなります。

そして、大量に届く会社のメールや報告書、打合せ資料などにすぐ目を通せますので、他の仕事に時間を使えるようになり、業務の効率が大幅に向上します。

長い人生の中で、「文字を読む」という行為は、一生続けていく必要があります。

なので、早いうちに速読をマスターし、効率の良い人生を送りましょう。

速読に関するおすすめ本はこちら!

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7つのムダ

7つのムダとは、日本の長いモノづくりの歴史の中で、トヨタが推し進めている改善のための考え方です。

 ①作り過ぎのムダ

 ②手待ちのムダ

 ③運搬のムダ

 ④加工自体のムダ

 ⑤在庫のムダ

 ⑥動作のムダ

 ⑦不良を作るムダ

上記の通り、7つの視点からムダがないかを探し、改善することで、業務を効率化することができます。

メーカーの製造現場よりの考え方ですが、あらゆる職場に応用できますので、ぜひ覚えておいて下さい。

7つのムダの詳細や、ムダ取りの事例を知るためには、下記記事を読むことをおすすめします。

7つのムダとは?ムダ取りの事例から学ぶ仕事のムダを減らす改善のコツ
7つのムダとは?ムダ取りの事例から学ぶ仕事のムダを減らす改善のコツ 日本ナンバーワンの大企業である自動車メーカーのトヨタは、とにかく改善が得意です。 改善に次ぐ改善で、日本ナンバーワンの大企業に登り詰め、そして世界でもその名を轟かせ...

新7つのムダ

上記項目では、7つのムダについてご説明しました。

しかし、現代では7つのムダだけでは不十分な場面があることが分かっています。

製造だけでなく、設計から販売に至るまでの全体のムダをごっそり減らすためには、新たな新7つのムダの視点で物事を考えることが必要です。

 ①品番を多く増やすムダ

 ②図面を作るムダ

 ③許容範囲が狭いムダ

 ④設備投資のムダ

 ⑤技術料のムダ

 ⑥承認待ちのムダ

 ⑦売るムダ・売り切らないムダ

上記の通り、新7つのムダの視点から、業務をより効率化できないか考える癖を付けましょう。

この考え方によって、仕事の効率化が捗りますので、ぜひビジネスに取り入れてみて下さい。

7つのムダの詳細や、改善のコツやノウハウを知りたい方は、下記記事をおすすめします。

【新7つのムダとは?】最先端のムダ取りの教えと改善のコツやノウハウ
【新7つのムダとは?】最先端のムダ取りの教えと改善のコツやノウハウ 下記記事では、日本の長いモノづくりの歴史の中で非常に重要視されていた7つのムダについてご紹介しました。 ※まだお読みでないと方は、まずはこちらの記事から読むことをお...

MECE

抜け漏れを無くし、ロジカルな思考をするための素晴らしい考え方として、MECEがあります。

MECEとは、かの有名なマッキンゼーの社内用語で、「ミッシー」と読みます。

MECEとは、MutuallyExclusive andCollectivelyExhaustiveの頭文字を取った造語であり、その意味としては、「抜け漏れなくダブりもない状態」のことを指します。

MECEのイメージ図を下記します。

引用元:https://bizhint.jp/keyword/74352

一例を挙げると、65歳以上の高齢者と、男性を対象にしてアンケートを実施するとします。

アンケートを実施した後、ふと気付くのです。

65歳以上かつ男性の高齢者がいることに。

また、実は改めて企画中の新製品を確認したところ、65歳以上かつ女性の人からもアンケートを取る必要性が出てきました。

結局抜け漏れだらけで、アンケートを取り直すことになり、業務は非効率的となりました。

上記はほんの一例で、実際は問題がより複雑であればあるほど、MECEの考え方の効力が発揮されます。

MECEという考え方とロジカルシンキングについては、下記記事が詳しく書いてあり、また分かりやすいのでおすすめです。

MECEに関するおすすめ記事はこちら!

FTA

FTAとは、Fault Tree Analysisの略語で、フォールトツリー解析とも言います。

不具合のような問題が発生した場合、その不具合をトップに書き出して、それと因果関係にある要素を木の枝分かれの形で書き込むことで、不具合の原因を絞り込んで、原因究明するものです。

引用元:https://www.tfmc.co.jp/fta/

FTAのメリットを下記します。

・不具合の原因を絞り込んで特定できる

・不具合と因果関係にある要素を誰もが分かりやすく見れるようになる

・今後立ち上げる類似製品の不具合の未然防止にも役立つ

・新たな気づきも得られる

・対策するべき問題に優先順位が付けられる

・以上のことより、不具合に対して効率的に対策できる

とにかく、手当たり次第に不具合に対応するのでは非効率であり、より効率的に不具合に対する対策を講じるツールとして、FTAは優秀です。

どんな問題に対しても使える汎用性の高さも良いところなので、ぜひ使えるようになることをおすすめします。

FTAに関しては、下記記事が詳しく書いてあり、また分かりやすいのでおすすめです。

FTAのおすすめ記事はこちら!

ブラインドタッチ

ブラインドタッチとは、パソコンのキーボードを見ずに、ブラウザを見ながらタイピングできるスキルです。

タイプミスがすぐに分かるようになりますので、ブラインドタッチができるようになると、タイピングの速度が速くなり、パソコン業務が効率的になります。

日々ブラウザを見て練習を積めば習得できますので、意識して練習することをおすすめします。

Excelのマクロをマスターする

Excelのマクロとは、Excelにおいて、あらかじめ決めた手順を自動で実行するようにプログラミングすることです。

例えば、貼り付けた大量の画像に対して、①画像のサイズを変更し、②トリミングし、③コントラストを変更し、④シャープにするという作業を11枚の写真にしていると、時間がめちゃくちゃかかることは想像できると思います。

しかしマクロを使いこなせれば、ワンタッチで同じ作業を一瞬で実行できるようになります。

信じられないぐらい業務が効率化しますので、マクロのマスターはおすすめできます。

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ロジカルシンキング

ビジネス界ではめちゃくちゃ有名な言葉ですね。

ロジカルシンキングとは、物事を体系的に整理し、筋道をしっかりと立て、矛盾ない考え方というように定義されています。

日本語で書くなら、論理的思考です。

ロジカルシンキングを鍛えることによるメリットを下記します。

・分析力の向上

・問題解決能力の向上

・分かりやすい説明能力の向上

・以上より、業務の効率化が可能

ロジカルシンキングに関して、より詳細な情報や具体的な手法、例題などを知りたい場合は、下記記事が詳しく書いてありますので、おすすめです。

ロジカルシンキングのおすすめ記事はこちら!

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